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Comment aménager ma salle de réunion et séminaires

Quel que soit votre secteur d’activité, les réunions font partie intégrante de votre travail. Vous serez en effet amené à travailler en groupe pour développer votre activité, faire des bilans, recevoir des fournisseurs, effectuer des brainstormings, etc.
Qu’elles soient effectuées par vos collaborateurs ou par d’autres entreprises (sous forme d’accueil pour des séminaires ou conventions), il est important de rendre vos salles de réunion agréables et adaptés aux événements.
Afin de vous permettre d’être efficace à 100% lors de ces réunions professionnelles, il est important d’étudier avec soin l’aménagement de votre salle de réunion.
De nombreux critères sont en effet à prendre en compte (espace disponible, objectif de la réunion, nombre de participants, standing recherché, …). Penser à ces critères avant d’aménager votre salle de réunion professionnelle, vous assure une garantie de productivité.
Découvrez tous nos produits dont vous aurez besoin pour aménager votre salle de réunion.

1. Le confort

• Durée de la réunion : Le choix des sièges de réunion utilisés influe directement sur la concentration des membres d’une équipe.
Les sièges de bureau disposant de systèmes ergonomiques permettent aux participants de vos réunions d’adapter leur position assise afin d’éviter tout inconfort et ainsi de rester concentrés sur la réunion.
• Fréquence de la réunion : Dans le cas où vous organisez des réunions ponctuellement et de courte durée, vous pouvez opter pour des sièges de réunion simples, sans système ergonomique ni roulettes. Pour un agencement plus facile, découvrez nos chaises pliantes très faciles à ranger et déplacer. Elles vous offriront un gain d’espace lorsque vous n’utiliserez pas votre salle.
• Objet de la réunion : Chaque réunion a un objet particulier. Le mobilier de votre salle de réunion doit ainsi être adapté à l’objet de la réunion. Pour des réunions avec des fournisseurs, investisseurs ou des réunions de direction, choisissez parmi notre gamme de fauteuils de direction en cuir. Ils vous offriront le standing et le confort recherché.
Afin d’être sûr de choisir les fauteuils et sièges de réunion adaptés, suivez notre guide d’achat.

Afin de s’adapter au mieux à vos besoins, Metro a sélectionné pour vous plusieurs formes de tables de réunion. En effet, chaque type de table répond à un besoin.
• Les tables de réunion rondes conviennent aux petits groupes. Tous les membres peuvent ainsi se voir pour échanger plus facilement.
• Les tables de réunion pliantes répondent à un besoin de mobilité. Elles seront en effet des plus pratiques lors de réunion occasionnelles nécessitant des aménagements particuliers de façon ponctuelle.
• Les tables de réunion modulaires permettent de s’adapter à toutes les utilisations : salle de réunion pour des présentations, brainstorming, salle de formation, etc. Vous trouverez des tables rectangulaires, en demi-lune et en trapèze pour créer des aménagements en U ou en V.
Afin de pouvoir adapter votre salle de réunion à différentes situations, veillez à ne pas fixer le mobilier au sol. Cela vous permettra de modifier l’aménagement de vos tables et chaises de réunion en fonction des besoins de l’assistance.

Pensez à installer des fontaines à eau, machine à café, pichet isotherme ou bouilloire pour étancher la soif des participants.

Certaines réunions peuvent en effet durer plusieurs heures. Il est ainsi important de permettre à vos convives de se désaltérer afin de rester le plus concentrés possible.

Vous pouvez également prévoir des gâteaux et confiseries que vous disposerez sur nos plateaux de présentations et modules de rangement spécialement prévus à cet effet.

2. Les dimensions de la salle

Afin de respecter le confort de tous, il existe plusieurs règles à respecter quel que soit le type de réunion organisée :
• Il est nécessaire de garder un espace de 80 cm à 1 m entre le plateau de table et le mur afin de permettre une circulation fluide.
• Garantir un espace personnel de 60 cm de large par personne sur la table de réunion.
• Chaque participant doit pouvoir voir l’ensemble du groupe de travail. Il est important que chacun puisse faire face aux autres participants sans se tourner ou se déplacer.

Afin de s’assurer que chaque personne pourra participer de façon efficace à votre réunion, il est important de mettre en place un aménagement électrique adapté. Il faut ainsi que votre salle de réunion dispose d’autant de prises électriques disponibles que de participants. N’hésitez pas à mettre à disposition du groupe des multiprises pour vous adapter plus facilement aux différentes réunions.
Prévoyez également des interrupteurs pour la lumière et la climatisation facilement accessibles afin d’adapter l’environnement aux besoins de votre réunion professionnelle.

3. La fonction de la salle

Lors de réunions de présentation, deux parties sont impliquées : le(s) présentateur(s) et les auditeurs. Le but de ce type de réunion étant de partager et/ou présenter des informations, il est nécessaire de prendre en considération les besoins de chaque partie afin de rendre la réunion efficace.

L’aménagement des chaises et tables de réunion doit respecter le confort des participants. En effet, il est important que l’aménagement de votre salle de réunion permette à tous les auditeurs de pouvoir voir la présentation et le présentateur sans avoir à se pencher ou se lever.
Ainsi, si vous préférez placer vos tables sur différents rangs, assurez-vous que les chaises sont placées en quinconce sur chaque rangée, afin qu'aucun auditeur ne soit gêné par la personne devant lui.
Il est également important de prévoir un tableau blanc ou chevalet de conférence pour noter les idées importantes présentées. Celui-ci devra se trouver sur le mur face aux auditeurs afin qu’ils puissent regarder le présentateur tout en voyant les notes inscrites sur le tableau effaçable.

Les Powerpoint, vidéo et autres outils visuels sont très souvent utilisés lors de réunion de présentation. Ils permettent en effet d’appuyer les idées présentées de façon visuelle.
Pour assurer l’efficacité de la présentation, il est ainsi nécessaire de bien choisir son matériel de projection.
Metro a ainsi sélectionné pour vous une gamme de vidéoprojecteurs professionnels que vous pourrez fixer au plafond grâce aux supports spécialement conçus pour cet effet.
Pour l’affichage, vous aurez le choix entre nos écrans de projection permettant un affichage très grand format et nos Téléviseurs LED ou 4K.
Pensez au câble HDMI 4K 10m (ref. 136397) adapté aux configurations des salles de réunions pour visualiser vos présentations et vidéos en haute définition.

Le son est un facteur aussi important que l’image lors d’une réunion. Il est impératif que les auditeurs puissent entendre de façon claire le présentateur mais aussi que ceux-ci puissent interagir avec le présentateur facilement. Il faut ainsi adapter le système de sonorisation à la taille de la pièce et au nombre de participants que celle-ci peut accueillir. Vous pourrez donc choisir entre des enceintes et docks simples ou des systèmes plus puissants avec micro. Attention à ne pas prévoir un système de sonorisation trop puissant pour ne pas incommoder les salles voisines.

Les Brainstorming et Workshop permettent à vos collaborateurs de se rencontrer afin de travailler ensemble sur une problématique commune et y apporter des solutions. Il est ainsi nécessaire de leur permettre de pouvoir s’exprimer facilement et dans un confort favorisant la créativité.

Les réunions de type Brainstorming et Workshop se basent sur le partage d’idées. Le partage doit cependant être effectué de façon organisé. Il est donc impératif de prévoir du matériel pour la prise de note. Vous pourrez ainsi vous équipez de paperboard ou chevalet de conférence pour les notes collectives. Mais aussi de blocs notes, notes repositionnables, tableaux effaçables pour la prise de notes individuelle.
Metro vous propose également de la colle en spray pour partager les notes individuelles de façon collective en collant les notes de chacun sur n’importe quelle surface.
N’oubliez pas les stylos et marqueurs permanents.

Le brainstorming étant basé sur le partage, les conversations sont nombreuses pendant ce type de réunion. Le bruit peut donc vite devenir insupportable et empêcher les participants de se concentrer si l’insonorisation de la pièce n’est pas optimale.
Selon la norme NFS 31-80, le niveau sonore de la salle de réunion ne doit pas dépasser les 58 dB. Les participants de votre réunion ne seront capables de travailler de façon efficace qu’en dessous de ce niveau sonore.
Il est donc important de prévoir d’aménager votre salle de réunion professionnelle avec des matériaux insonorisant tels que des panneaux acoustiques à fixer au mur ou plafond.

Afin de s’assurer que tous les participants vont dans la même direction, il est important de commencer ce type de réunion par un rappel de contexte ou de consignes. Un vidéoprojecteur et un écran de projection vous seront ainsi aussi importants que pour les réunions de présentation.