Comment optimiser le planning de votre restaurant pour booster votre CA ?

Une gestion minutieuse de l’emploi du temps de chaque salarié permet de limiter la perte d’efficacité des équipes ou les litiges. Bien gérer son planning, c’est donc avoir un staffing adapté au volume réel de son activité. Autrement dit, ne pas embaucher trop ou trop peu de serveurs en salles ou d’équipiers en cuisine ce qui risquerait de ralentir le service ou au contraire de vous faire perdre de l’argent en prévoyant plus d’effectifs que nécessaire.

Bien gérer le planning de votre restaurant vous assure également d’éviter les impairs en respectant le cadre légal à chaque instant (nombre d’heures de travail maximum par jour, temps de pause, délai entre deux jours de travail etc…). Cette attention particulière évitera les recours et litiges qui pourraient s’avérer coûteux pour votre restaurant.

Enfin, bien gérer le planning de ses équipes, c’est aussi être capable de prendre en compte les besoins spécifiques des salariés (congés, imprévus, vie de famille, obligations personnelles etc…). Cette attention favorise un cadre de travail bienveillant et serein. Il vous garantira au bout du compte une meilleure fidélisation de vos équipes et donc moins de turnover. Un véritable atout pour votre restaurant.

Disposer du bon nombre d’employés au bon moment permet d’assurer un service rapide et fluide, aussi bien en cuisine qu’en salle. Les clients sont installés plus rapidement, servis sans attente excessive et les tables sont nettoyées aussitôt après leur départ. Cette fluidité est particulièrement précieuse pour enchaîner les services, à midi notamment. En augmentant ainsi le nombre de couverts servis vous verrez immédiatement l’impact sur votre chiffre d’affaires.

Une gestion optimisée du planning de votre restaurant permet également d’exploiter pleinement les compétences de tous les membres de l’équipe. Chacun reste concentré sur son poste, sans multiplier les tâches inutilement, ce qui peut nuire à la qualité du service. Les équipes gagnent en efficacité et disposent de plus de temps pour se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée, comme l’upsell (desserts, cafés, apéritifs, digestifs), contribuant ainsi à l’augmentation du ticket moyen.

Un service fluide, attentif et bien organisé améliore significativement l’expérience client. Des clients satisfaits sont plus enclins à revenir, à dépenser davantage et à recommander votre établissement. Cette satisfaction favorise la fidélisation, le bouche-à-oreille positif et, à terme, une croissance durable du chiffre d’affaires.

Un planning optimisé n’est donc pas qu’un simple outil RH, il s’agit bel et bien d’un levier stratégique pour maximiser le CA de votre restaurant.

Pour gagner en efficacité et être capable de déterminer avec précision la quantité de staff nécessaire selon les jours de la semaine et/ou les créneaux horaires, tout commence par une analyse des flux :

• Déterminer les heures de forte affluence (ex. 12h–14h, 19h–21h).
• Identifier les jours les plus chargés (midis en semaine, vendredi soir, samedi ou dimanche midi…).
• Êtes vous sujet à des variations en fonction des saisons (été, vacances, événements locaux) ?
• La météo ou les événements sportifs ont-ils un impact sur la fréquentation de votre restaurant ?
• Vos observations valent-elles aussi pour les commandes en ligne ?

Une fois collectées, ces données vous permettront d’ajuster votre planning en prévoyant la quantité de personnel nécessaire pour éviter les ruptures de service et maximiser le nombre de clients servis.

En fonction de vos observations pour chaque période identifiée, déterminez les effectifs dont vous aurez besoin :

• Combien de serveurs ?
• Combien de personnes en cuisine (cuisinier, commis…) ?
• Un rôle spécifique est-il requis (plongeur, livraison, accueil, bar…) ?

Chaque membre de l’équipe possède des qualifications et une expérience différente. Pour être certain d’avoir toujours à disposition un éventail suffisant de compétences, il est important de lister les savoirs-faire de chacun (cuisinier / chef de partie / commis / plongeur serveur / runner / barman / hôte / manager / responsable).

Pour chaque poste, répertoriez les personnes à même de se remplacer mutuellement, évaluez les besoins en matière d’expérience. En effet, il faut toujours une personne expérimentée en cuisine et un responsable en salle. Déterminez également les postes susceptibles de nécessiter un renfort polyvalent. L’objectif est que toutes les tâches puissent être effectuées de façon optimale à chaque service (ex : pas de service sans barman ou sans plongeur).

Le planning de votre restaurant doit obligatoirement mentionner ces éléments :

• Les heures de début de travail
• Les heures de fin de travail
• Les heures et la durée des repos

Quelles règles appliquer pour réaliser son planning ?

• Le temps de travail hebdomadaire. Il est de 39 heures par semaine d’après la Convention HCR, mais il peut être porté à 35 heures par l’employeur.
  
  
• Le temps de travail maximal quotidien. Celui-ci dépend du poste. Par exemple, un cuisinier ne peut dépasser 11 heures de travail quotidien alors que pour le reste du personnel ce temps est porté à 11 heures 30 minutes.
  
  
• Le temps de travail maximal hebdomadaire. Il est de 46 heures (en moyenne sur 12 semaines consécutives) ou de 48 heures (pour une durée maximale hebdomadaire absolue).
  
  
• Le repos quotidien doit être au moins de 11 heures consécutives entre deux journées de travail.
  
  
• Chaque semaine, le salarié doit bénéficier d’au moins 24 heures consécutives de repos, en plus du repos quotidien, soit 35 heures au total.

Attention, ces règles s’appliquent à la Convention HCR mais peuvent varier selon le type de restauration. Par exemple, il existe une convention collective spécifique pour la restauration rapide ou les chaînes de cafétérias, qui incluent d’autres règles.

Selon la Convention HCR, le planning doit être partagé 15 jours à l’avance minimum. Les modifications, elles, doivent être anticipés de 7 jours. Ces délais sont essentiels pour permettre aux salariés de s’organiser. Cela évite également les absences, les retards ainsi qu’un stress inutile et une frustration des salariés qui pourraient causer une augmentation du turnover.

Les logiciels vous permettant de gérer automatiquement le planning de vos équipes sont nombreux. À vous de le choisir en fonction de l’interface, du coût ou des options souhaitées. Voici les solutions proposées par la plupart d’entre-eux :

• création automatique des shifts
• modèles de plannings réutilisables
• envoi de notifications aux équipes
• gestion des absences et congés
• suivi précis du temps de travail
• exploitation des données de ventes pour anticiper les pics

Votre planning se doit d’être agile pour répondre aux aléas de la vie d’un restaurant : absences, modulation des horaires en fonction de la fréquentation, échange d’horaires entre salariés etc… Mais toutes ces modifications créent un risque accru d’erreurs (surstaffing, modifications inconnues des équipes, doublons etc…).

Utiliser un logiciel permet de vous prémunir de ces écueils. En effet, la plupart d’entre-eux intègrent automatiquement des fonctionnalités vous permettant de vous assurer que le cadre légal sera automatiquement respecté, que les doublons seront supprimés et que les équipes seront alertées en cas de changement.